マンション管理会社に見積もりを依頼する際に必要なもの

マンションの管理会社に管理費の見積もりを依頼する際には、以下の書類が必要になります。

1. 管理委託契約書
2. 設備点検報告書

それぞれどんな書類であるかを詳しく解説します。

管理委託契約書

管理組合が委託管理会社と結ぶ契約書である「管理委託契約書」には、管理人の出勤日数や出勤時間、清掃頻度、業務内容などが記載されています。管理会社は管理委託契約書を確認すれば、どの項目に対しての見積もりが必要なのか理解できるでしょう。

基本的に管理委託契約書は理事長が保管していますが、管理会社からコピーを取り寄せることも可能です。

設備の点検報告書

点検報告書には設備のメンテナンスの点検報告が記載されています。マンションの各設備は定期的にメンテナンスされるのが一般的です。報告書には、施工した会社や点検回数・頻度が設備ごとに記載され、ここから必要な項目を抜粋して見積もりを積算します。

基本的に、点検報告書は管理人室に保管されていることが多いので、管理人室の鍵を準備しておきましょう。

見積もり時に管理会社が行う現地調査とは？

見積もり作成にあたって必ずマンションの現地調査をする必要があります。現地調査では、主に以下のことを確認します。

1. 管理の状況
2. 設備の状態
3. 資料の確認

ほかにも現地調査には管理組合のヒアリングも兼ねており、報告書からは見えてこない管理会社の対応や人柄を確認したり、見積もり依頼に関しての要望などを聞き取ったりします。

管理会社による現地調査の際には、原則として理事の立会いが必要になるので、事前に日程を確認しておきましょう。また、現地調査は複数の管理会社が顔を合わせると談合などが行われる可能性があるので、各社バラバラになるように調整することがポイントです。

マンション管理会社に見積もりを依頼するときのポイント

ここでは、管理会社に見積もりを依頼するときのポイントを詳しく解説します。

見積もりは2種類依頼

見積もりを依頼する場合は、比較するために以下にある2通りの見積もり提出を依頼しましょう。

1. 現行の管理委託業務の内容と「同一条件」の見積書
2. 各社の強みを活かした「提案型」の見積書

「同一条件」の見積書に関しては、管理会社の契約書の内容や条件に沿って作成します。比較対象となるものがないと比較できないので、現行仕様の見積もりがあると便利です。

一方、「提案型」の見積もりは、理想的な管理業務の内容を提案してもらうものになります。今の管理仕様に対して理想的でない場合は、見直す必要があります。現状を把握した上でヒアリングによって要望を伝え、提案してもらうのがよいでしょう。

見積もりの書式は統一する

マンション管理組合で行われる理事会にて見積もり内容の比較検討がしやすいように、各社の「見積もりの書式」を統一しましょう。

マンション管理業協会が公開している「マンション管理業務共通見積書式」に準じた内容にするのがおすすめです。契約書に記載のない業務などの管理仕様についても明確にすることを目的として作成されており、安心できるでしょう。

複数の管理会社から相見積もりをとる

一般的に見積書を依頼する場合は、複数の管理会社から相見積もりをとるのがおすすめです。1社だけに依頼すると見積もりが「高い」のか「低い」のか判断できなくなるため、できるだけ多くの管理会社に依頼するのが望ましいでしょう。

しかし、あまりにも多く依頼しすぎると対応が大変になるので、3～5社に抑えるのがベストです。

また、複数の管理会社から見積もりをとることで、各社に競争意識が生まれやすくなるので、マンションの管理費が下がる可能性が高くなります。

見積もりは期間に余裕を持って依頼する

見積もりを依頼してから出来上がるまでに3週間程度かかるため、期限には余裕を持って依頼することが大切です。見積もりは管理会社だけでなく、他社が絡んでいる場合もあり承認に時間がかかることもあります。

総会などで見積もりが必要になる状況でも、管理組合の日程に合わせて作成ができません。急がせることは可能ですが、急いだために見積書にミスが生じる場合もあるので、余裕を持って依頼しましょう。

悪質なマンション管理会社には注意しよう

現地調査もせずに、委託契約書だけで見積もりを作成するといった悪質な管理会社には注意が必要です。

見積もりがいい加減な場合は、業者が提出した報告書だけで見積書を作成していることがほとんどです。「業者の報告書に書いてあったから判断した」という回答であれば、現場を見ている可能性は低いでしょう。現地調査を行ったとしても、見積もり価格がでたらめな管理会社も存在します。いずれにせよ杜撰な対応ということです。

見積書に不信感を感じた場合は、管理会社の見積もりを精査する必要があるでしょう。

適切に見積もりをとって信頼できる管理会社に依頼しよう

マンション管理会社に見積書を依頼する場合は2種類以上依頼し、相見積もりをとって比較検討することが大切です。1社だけだと比較することができず、高く見積もられている場合もあるので、管理会社を見極めるという点においても適切な見積もりをとりましょう。

クレアスコミュニティーでは適切な見積もり作成が可能です。マンション管理会社の見積もりに関して少しでも不安な点がある場合は、まずはお気軽にお問い合わせください。