正担当・副担当の2名体制でサポート

クレアスコミュニティーではマンション管理のサポート窓口を2名体制にて対応しております。正担当者の不在時であっても、副担当者が迅速に対応いたします。

また2名体制であれば、1人のフロント社員に過度の負担がかかるような事が減り、お客様に対するサービスの品質を担保することができます。

総会・理事会運営はもちろん、設備管理や会計業務など、あらゆる面できめ細かな管理業務を実現します。

DX化の推進によるサービスの向上

管理組合様へのアンケート等を通じ、特にご要望やご指摘の多かったデジタル化、IT化、ペーパーレス化について積極的に取り組んでおります。

具体的には管理状況がWEBサイトにて閲覧できるシステムの構築、紙に頼らないペーパーレスな情報管理、WEB会議システムを活用したオンライン管理事務報告の実施、書類授受の手間を削減するインターネットバンキングの導入、より多くの人の参加を促しやすくなるオンライン総会(理事会)の推進等が挙げられます。

特にオンライン総会（理事会）については、定期総会に組合員が集まらなくて頭を抱えてしまった、という経験をお持ちの方が非常に多いのですが、DX化によって総会に出席する物理的なハードルが下がり、結果として定期総会の参加率が上昇する可能性があります。こちらも本DX化のメリットの一つとなります。

管理業務のDXを推し進めることは、関係各者の利便性を向上させることに繋がります。

収入を増やし、支出を減らす管理会社

私たちクレアスコミュニティーは、マンション管理会社に求められているものは「提案力」であると考えております。中でも私たちは「管理組合の収入を増やし、支出を減らす提案力」に重きを置いております。

なぜ収入を増やし、支出を減らせるのか

収入を増やし、支出を減らすために「この施策をすれば収入が増え、この施策をすれば支出が減る」という方法が存在します。しかし、そのノウハウは弊社が長年管理業務を請け負う中で培ってきた物で、他の管理会社で出来ているかというと出来ていないところが多いのが実情です。

弊社はその施策をチェックリスト化し、組織で対応できるように仕組み化しております。また、そのチェックリストも随時更新され、時代に応じた収入増、支出減のノウハウがどんどん溜まっていきます。その結果が満足いただけるプランのご提案に繋がっております。

また、弊社にはマンションに敷設している空き駐車場を稼働させるための専任の担当者がついているため、より素早く収入増を見込むことができます。管理組合様から依頼を受けている駐車場の稼働率は90％以上になります。また、弊社では駐車場事業等の管理組合様の空きスペースをお借りしてビジネスを行う事業も手がけております。その事業により、マンションに敷設している空き駐車場や空いている土地を弊社が借り上げ、オーナー様への収益化を図る事も可能となっており、管理組合様からはご好評をいただいております。

他社と比較して負けない料金設定

まずはマンション管理費用の比較表をご覧ください。

• クレアスコミュニティーの管理費を1として他社を見比べております

弊社の特徴として、管理費用は抑えながらも物件の管理の品質を落とさないように、1人あたりの担当物件数に制限を設けております。この方法でご支持をいただいた結果、2005年頃までは株式会社クレアスライフ分譲のワンルームタイプのマンションを中心に管理を行っておりましたが、2021年には株式会社クレアスライフ分譲のマンション以外のお客様からご依頼の管理物件が全体の50％を超えました。

アンケートにより改善

クレアスコミュニティーでは毎年管理のサービスレベルを向上させていくために、年に1回、お客様向けにアンケートを実施しております。弊社はお客様からのお褒めのお言葉、お叱りの言葉こそが宝物であると考えており、頂いた生の声をサービス向上に役立てております。アンケート結果は役員をはじめ関係者が確認し、改善を実施しております。
また、このアンケートの結果が人事評価と連動しており、お客様の声がそのまま担当者の評価となります。お客様の成功と、私たち従業員の成長が同じ方向を向くように設計しています。だからこそ、本気でお客様の物件について考えられるのです。

未収金に対応

マンション管理会社によっては、未収金対応を請け負わない場合もございます。クレアスコミュニティーでは管理組合様に代わり未収金の対応まで行っており、対応を高く評価いただいております。その理由は「回収業務専門の担当者が対応」「未収金を未然に防ぎ、発生した場合、迅速に回収する仕組みができている」からです。

美化向上

クレアスコミュニティーでは、マンションの価値を保ち続け、住む人々の満足度を保持するには物件の美観にこだわるべきだ、という考えを持っており、その考えに基づき主に2つの取り組みを行っております。

役員による物件巡回及びチェック

管理物件の様子を弊社代表取締役をはじめとして、各取締役が直接現場に赴き、確認を行います。
そこで清掃状況はもちろんのこと、建物の管理状況を確認。美化向上のための改善部分を社内に指摘します。改善に関しては改善報告書が社内で作成、提出され、同じ問題が長引かないようにしております。

管理員･清掃員研修

定期的に、清掃を中心とした勉強会を開催しております。各回ごとにテーマを定め、実務に添った業務指導を質疑応答形式で行います。また、研修施設にて設備などの実地研修も行います。清掃の基本的作業の手順などの指導はもちろんのこと、管理規約の読み合わせ、日報・月次の報告書についての標準化、チームで管理の品質を落とさないための仕組みの確認、お客様とのやりとりについてのシミュレーション、研修まで行い、美化向上に努めております。