管理会社をお探しの方Those who are looking for a management company
vol.2管理会社選びのポイントと、クレアスコミュニティーの特徴
管理会社のチェックポイント
マンション管理を担当する管理会社と管理組合のトラブルの中で一番多いのは、「報告事項のモレや誤り」というものです。
具体的にいうと、収支計算が間違っていることが多いとか、定期報告において項目のモレが頻発している、といったことです。
そうしたものに加えて、管理組合から何らかのお願いをした際に、その対応が遅かったり、お願い事に対して適切な対応をしてくれないなどということもトラブルの原因になります。
このような報告のミスや、対応の不正確さといったことが何度も発生するようなら、それは管理会社の変更を検討すべき黄色信号だといえます。
最後の1社を決めるポイント
前回、管理会社の変更に際しては、いくつかの候補会社を用意して、十分に比較検討した上で、1社に決めるべきだというお話をしました。
この最後の1社に絞り込む作業において役立つのが、評価シートです。予め、管理会社を横並びで比較検討するための評価項目を列記した評価シートを作成して、個々の項目を複数の関係者で埋めていきながら、総合的に判断すれば、後々後悔するような事態を回避できます。
さて、評価項目としては、見積もりの金額はもちろんのこと、管理会社の規模や経営状態、受けたプレゼンテーションの内容、サービス提供体制など、10～20項目程度をピックアップし、それらについて個々に得点して、合計点数の最も高い管理会社に決めるようにすれば良いでしょう。
こうすることで、公平で客観的な評価が可能になります。実際問題として、窓口となっている管理会社の営業担当者がとても一生懸命にやってくれるので、その人柄に親近感を覚えて、その会社に決める、ということが多々あるようです。確かに人対人のかかわりですから、そうした視点で見てしまう部分もあるとは思いますが、そうした決め方だと後々トラブルが発生する危険性も高いのです。
多くの場合、管理変更にあたっての窓口となるのは、あくまでも営業担当者であり、契約後に実質的な対応窓口となるフロントマンとは別人です。ですから、営業担当者がどんなに人柄が良くても、フロントマンの対応が悪ければ、満足できるサービスは受けられないのです。この点は十分に注意が必要です。
マンション管理におけるクレアスコミュニティーの特徴
ここで、クレアスコミュニティーの特徴をお話しておきましょう。
(1) しっかりした教育があります
いかにお客様に満足していただくかが、管理会社が常に念頭に置くべきポイントだと思っています。そして、お客様にご満足いただくためには、どれだけハイレベルのサービスを提供ができるかが重要であり、そのサービスレベルの高さを維持・向上させていくのは、やはり“人”です。担当のフロントマンであり、管理員なのです。ですから、私たちクレアスコミュニティーでは、定期的に、現地管理員の勉強会や、フロントマンの勉強会を開催しています。また、建物設備は日進月歩進化しています。その最新情報をしっかりと収集して、内部に蓄積するとともに、関係のスタッフと共有できるようにしています。
(2) 正担当・副担当の2名体制で対応します
フロントマンが所属する建物管理部は2部、5課体制となっておりますが、課長は基本的に担当物件を持たず、課員の担当物件の副担当として状況を把握し担当者が不在や休暇時であっても区分所有者様や入居者様の対応ができるようサポートを行います。
(3) 管理物件情報を当社ホームページ上で閲覧することが可能です
当社は業界に先駆けて、管理組合様の情報を当社ホームページより閲覧できるシステムを提供しております。これらの閲覧システムにより、理事長様だけでなく、他の組合員の方もマンションの情報を確認することができ、資産状況なども常時確認いただくことが可能となっております。
閲覧可能情報：総会議案書、総会議事録、予算点検報告書、月次収支推移表、年間スケジュールなど
(4) 管理組合アンケート実施について
毎年、理事長・管理者様を対象としてフロントマン、管理員・清掃員、会計業務、工事業務等についてアンケートを実施しております。
いただいたご意見をもとに、お客様へより良いサービスがご提供できるよう様々な施策に取り組み、改善に努めております。
(5) 空き駐車場対策について
マンション内の空き駐車場対策として、当社が空き駐車場の借上げを行いコインパーキングとして運用しオーナー様へ定額の駐車場使用料をお支払いします。契約期間中に発生したトラブル・苦情等については、一切の責任を以って当社にて解決いたします。又、解約の場合は1ヶ月前に申し入れをいただくことで解約することが可能となり、オーナー様は撤去にかかわる費用の負担はございません。